Vérification interne de l’administration des voyages, de l’accueil et des événements

Sommaire de la vérification interne de l’administration des voyages, de l’accueil et des événements de PPP Canada

En juillet 2015, le gouvernement a adopté un décret (no 2015-1107) qui demandait aux sociétés d’État, dont PPP Canada, de s’harmoniser avec la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) sur les dépenses de voyages, d’accueil et d’événements. Plus précisément, PPP Canada est tenue :

a) d’harmoniser ses politiques, lignes directrices et pratiques de dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements avec les politiques, directives et instruments connexes sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor, d’une manière qui est conforme à ses obligations légales;

b) de rendre compte de la mise en œuvre de cette directive dans son prochain plan d’entreprise.

En raison du décret no 2015-1107, PPP Canada a revu et mis à jour sa Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements. Les modifications sont entrées en vigueur le 2 décembre 2015. La présente directive est un instrument de politique clé de gestion financière qui exige que PPP Canada ait en place des mécanismes de surveillance et de contrôle efficaces pour veiller à ce que les voyages, l’accueil, les conférences et les dépenses connexes soient gérés de façon efficace, efficiente et économique.

Du fait du décret et des modifications apportées à la Directive, le conseil d’administration de PPP Canada a retenu l’administration des dépenses de voyages, d’accueil et d’événements en tant que domaine d’intérêt et il a demandé la tenue d’une vérification interne de ces dépenses et la remise des conclusions principales de cette vérification à la réunion du comité de vérification de septembre 2016.

La vérification avait pour objet de s’assurer que les cadres de gouvernance, de gestion du risque et de contrôle étaient suffisants pour garantir la conformité de PPP Canada aux exigences du décret no 2015 1107. La portée de la vérification englobait toutes les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements engagées par PPP Canada (y compris celles engagées par le conseil d’administration) du 1er janvier au 30 juin 2016.

La vérification a permis de conclure que PPP Canada a satisfait aux exigences du décret no 2015 1107 en harmonisant sa directive à la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du SCT. Dans l’ensemble, la vérification a permis de constater que le pouvoir, la responsabilité et la reddition de comptes sont clairement définis et compris par la direction, et que les contrôles internes concernant l’administration et la surveillance des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements sont conçus et utilisés comme il se doit.

Le tableau suivant présente des constatations précises de la vérification ainsi qu’une description des recommandations et les réponses de la direction.

Recommandations

Réponses de la direction

Les discussions tenues avec la direction et le personnel de PPP Canada ont révélé que le service des Finances fournit périodiquement aux vice-présidents des rapports contenant les chiffres réels par rapport au budget pour les dépenses de voyages seulement (rien n’a été remis pour les dépenses d’accueil et d’événements). On a fait remarquer que les renseignements fournis ne comprenaient que les montants totaux sans aucun détail sur les transactions. Il a également été souligné que les preuves d’examen et d’analyse par le vice-président ne sont pas retenues.

PPP Canada accepte cette recommandation. PPP Canada reconnaît l’importance de fournir des mises à jour périodiques aux vice-présidents concernant les dépenses de voyages et d’accueil. Le service des Finances remettra aux vice-présidents des rapports trimestriels contenant les chiffres réels par rapport au budget et exigera une confirmation de la réception et de l’examen à des fins de vérification.

Tous les voyages de PPP Canada sont réservés par l’entremise d’une seule agence de voyages. On s’attendait à ce que l’agence de voyages connaisse bien la dernière Directive de PPP Canada afin qu’elle s’assure que ses activités au service de PPP Canada y sont conformes. 


La vérification a permis d’établir que les administrateurs de l’agence de voyages connaissaient bien la Directive de PPP Canada. Toutefois, la Directive remise à l’agence de voyages était celle de juin 2011; il ne s’agissait donc pas de la dernière version.


PPP Canada est d’accord avec la recommandation, mais elle fait remarquer que la Société est toujours responsable du respect de la Directive. PPP Canada a remis à l’agence la dernière version de la Directive.

Des vérifications ont permis d’établir que, pour les deux transactions concernant des dépenses d’accueil, les dépenses avaient été approuvées par des personnes qui prenaient part aux activités d’accueil en question. Des discussions tenues avec la direction ont confirmé que le premier dirigeant et le dirigeant principal des finances avaient participé aux événements. La section 3.2.6 de la Directive de PPP Canada indique qu’un « participant à un événement d’accueil ne peut pas approuver les frais d’accueil en question ». On a également fait remarquer que tous les délégataires du pouvoir d’approbation étaient présents étant donné la nature de l’événement (c.-à-d. repas pour le conseil d’administration).

PPP Canada accepte cette recommandation. PPP Canada a modifié la section 3.2.6 de l’annexe 3 de la Directive comme suit : « À l’exception du président du conseil d’administration, un participant à un événement d’accueil ne peut pas approuver les frais d’accueil en question. Dans de telles circonstances, l’approbation d’un pouvoir supérieur doit être obtenue. Lorsque le premier dirigeant est présent, le dirigeant principal des finances pourra approuver les frais d’accueil. »

Cette formulation est plus conforme à la politique du SCT sur les voyages et les activités d’accueil, et plus particulièrement à la section 2.2.5, qui se lit comme suit : « À l’exception du ministre, un participant à un événement d’accueil ne peut pas approuver les frais d’accueil en question. Dans de telles circonstances, l’approbation d’un pouvoir supérieur doit être obtenue. Lorsque l’administrateur général est présent, le dirigeant principal des finances pourra approuver les frais d’accueil. »