Vérification interne de la réalisation des conditions suspensives

Résumé de la vérification interne sur le contrôle préalable lié aux conditions suspensives du Fonds PPP Canada (rapport en date de mars 2015)

La vérification avait pour objectif global de donner au premier dirigeant, à l’équipe de gestion et au conseil d’administration l’assurance que :
  • le cadre de gouvernance, les systèmes, les processus et les contrôles internes de PPP Canada relatifs au contrôle préalable de l’entente financière conditionnelle lié aux conditions suspensives étaient en place, conçus convenablement, uniformément appliqués et efficaces;
  • suffisamment de renseignements et d’éléments probants figurent dans les dossiers de projets pour démontrer que les conditions de l’entente financière conditionnelle ont été remplies.
Le contrôle préalable lié aux conditions suspensives constitue le processus de surveillance des transactions, du stade de l’approbation du projet à celui de la clôture financière. Tout au long de ce processus, PPP Canada assure une surveillance des projets du Fonds PPP Canada et informe les autorités responsables de l’approvisionnement (clients) sur la structure de projet recommandée ainsi que sur le processus et les pratiques d’approvisionnement, en mettant l’accent sur les aspects commerciaux et financiers de la transaction. Le processus de contrôle préalable lié aux conditions suspensives a pour objectifs de s’assurer que les bénéficiaires des investissements du Fonds PPP Canada qui travaillent avec PPP Canada ont des plans bien élaborés et détaillés, et de permettre aux intervenants de prendre des décisions éclairées en s’assurant qu’une approche méthodologique est adoptée, y compris l’établissement efficace de la portée, de la structure, de la planification financière et de la gestion des risques du projet.

Le but du contrôle préalable lié aux conditions suspensives de PPP Canada est composé de trois volets :
  • s’assurer que les renseignements contenus dans les documents d’approvisionnement, dont la portée du projet, la valeur ajoutée et le transfert de risques, cadrent avec le projet, tel qu’il a été approuvé, y compris les conditions propres au projet contenues dans l’entente financière conditionnelle;
  • aider les clients du Fonds PPP Canada à élaborer une structure optimale de PPP et une approche de prestations fondée sur les leçons apprises et les antécédents du marché (pratiques exemplaires en matière de PPP);
  • évaluer et atténuer les risques liés au projet afin de faciliter un approvisionnement réussi qui offre une valeur ajoutée.
Tout au long des travaux de vérification, l’équipe de vérification a observé des exemples de la façon dont les contrôles sont convenablement conçus et appliqués efficacement. Ce fait a engendré plusieurs exemples de pratiques de gestion solides qui sont énumérés ci-dessous :
  • les rôles, les responsabilités et les redditions de comptes pour le processus de contrôle préalable lié aux conditions suspensives sont compris et respectés par les personnes travaillant à l’unité organisationnelle des Investissements;
  • en général, les dossiers de projets examinés comprennent suffisamment d’éléments probants pour démontrer que les conditions de l’entente financière conditionnelle ont été remplies;
  • l’unité organisationnelle des Investissements de PPP Canada donne des conseils aux autorités responsables de l’approvisionnement sur le langage, la structure, les éléments à prendre en compte et les approches recommandées dans le cadre du processus d’approvisionnement;
  • les risques qui peuvent empêcher la réussite de la clôture financière sont cernés, évalués et gérés pendant les processus de demande de qualification (DDQ) et de demande de propositions (DDP);
  • des systèmes, tels que P3C Docs, et des outils, tels que des listes de vérification et des grilles, sont en place afin de soutenir le processus, de suivre le cheminement tous les documents demandés et de s’assurer de la gestion appropriée de l’information.
L’équipe de vérification a estimé que PPP Canada dispose d’un cadre adéquat de gouvernance, de systèmes, de processus et de contrôles internes relatifs au processus de contrôle préalable lié aux conditions suspensives; toutefois, des possibilités d’amélioration ont été notées en vue de renforcer les contrôles utilisés pour consigner le contrôle préalable lié aux conditions suspensives et de démontrer que celui-ci a été réalisé.

Le tableau suivant présente des constatations précises de la vérification ainsi qu’une description des recommandations et des réponses de la direction.

Recommandations

Réponses de la direction

Nous recommandons que la direction mette au point le Guide sur le contrôle préalable de l’unité des Investissements et offre une formation d’appoint sur le guide.

PPP Canada accepte cette recommandation. PPP Canada reconnaît l’importance de l’établissement d’un processus systématique officiel relatif au contrôle préalable de l’entente financière conditionnelle lié aux conditions suspensives. L’unité organisationnelle des Investissements mettra au point le Guide sur le contrôle préalable et continuera d’offrir une formation particulière aux nouveaux employés et une formation continue aux employés existants sur le guide, au besoin.

Nous recommandons que la direction démontre plus clairement l’achèvement des activités et démontre officiellement l’examen et l’approbation des principaux documents liés au contrôle préalable en mettant entièrement en œuvre la capacité de signatures électroniques dans P3C Docs.

PPP Canada accepte cette recommandation. PPP Canada a déjà réalisé d’importants progrès dans la mise en œuvre de son système de gestion électronique des documents et des dossiers (SGEDD), soit P3C Docs. La fonctionnalité liée au flux de travail est intégrée dans P3C Docs, ce qui facilite un processus vérifiable des approbations des documents. Plus précisément, PPP Canada a opérationnalisé la fonction du flux de travail associée au processus de contrôle préalable pour un certain nombre de projets du Fonds PPP Canada. La mise en œuvre du flux de travail a automatisé les règles administratives visant à déterminer le moment où une étape a été effectuée avec succès et où la prochaine étape commence (par exemple, l’approbation au niveau du directeur déclenchera une demande de flux de travail au niveau du vice-président). La fonctionnalité liée au flux de travail a aussi simplifié le processus d’examen et d’approbation, y compris la capacité de signatures électroniques. PPP Canada continuera à s’efforcer de tirer parti de toutes les capacités du processus de flux de travail associé au contrôle préalable.

Nous recommandons que la direction instaure une pratique officielle de sollicitation de rétroaction auprès des clients sur le soutien apporté par PPP Canada (par exemple, un sondage, des questionnaires ou des discussions sur les leçons apprises).

PPP Canada accepte cette recommandation. PPP Canada a en place des mécanismes officiels, tels que des évaluations formatives et sommatives qui sont spécialement conçues pour obtenir une rétroaction des clients sur l’élaboration, la gestion et le rendement des programmes. PPP Canada a réalisé une évaluation formative du Fonds PPP Canada en 2013. L’évaluation a fourni des recommandations tangibles sur les façons dont PPP Canada pourrait améliorer sa gestion de programmes et son rendement. PPP Canada a répondu à toutes les recommandations formulées dans le rapport d’évaluation final. Une évaluation sommative du Fonds PPP Canada est prévue pour l’exercice 2015 2016. Dans le cadre de l’approche méthodologique de l’évaluation sommative, nous utiliserons des pratiques officielles permettant de demander aux clients une rétroaction sur la gestion des programmes de PPP Canada et le rendement du Fonds PPP Canada. Nous prévoyons que la portée de l’évaluation sommative comprendra, entre autres, la rétroaction des intervenants sur le rendement de PPP Canada pendant le processus de contrôle préalable.

Nous recommandons que la direction renforce les contrôles afin d’améliorer la normalisation, l’uniformité et la pertinence des documents et de l’analyse servant à démontrer que les conditions de l’entente financière conditionnelle ont été remplies.

PPP Canada accepte cette recommandation. Le processus de contrôle préalable de PPP Canada a beaucoup évolué de la ronde 1 à la ronde 6. Le processus de contrôle préalable employé à l’unité organisationnelle des Investissements a en place un plus grand ensemble de contrôles et de mécanismes pour assurer la réalisation des conditions suspensives et consigner les activités de contrôle préalable de PPP Canada du stade de l’approbation de projet à celui de la clôture financière. Nous avons également tiré parti du partage de connaissances et de l’échange d’information dans l’unité organisationnelle des Investissements comme possibilités de faciliter un apprentissage accru en ce qui concerne l’intention et les buts du processus de contrôle préalable. L’unité organisationnelle des Investissements continue de s’assurer que les employés disposent des connaissances et des outils nécessaires pour réaliser adéquatement le contrôle préalable sur des projets du Fonds PPP Canada.

Veuillez vous reporter à la réponse de la direction de PPP Canada pour la constatation 2.