Suivi – Vérification interne de la passation de contrats et de l’approvisionnement

Résumé du rapport

Cette vérification avait pour objectif d’évaluer si les activités et les processus de passation des contrats et de l’approvisionnement sont gérés de manière diligente et respectent les pouvoirs délégués au sein de PPP Canada, conformément à ce qui a été approuvé par PPP Canada ou à l’échelle du gouvernement, ainsi qu’aux politiques et procédures de PPP Canada. Notre examen a révélé que, dans l’ensemble, PPP Canada a mis en œuvre une diversité de mesures officieuses afin de s’assurer que les activités de passation des contrats et d’approvisionnement sont exercées et contrôlées de manière appropriée. Plusieurs améliorations devraient être apportées pour structurer et officialiser le processus de passation des contrats et d’approvisionnement. 

Recommandations de la
vérification initiale

Observations et conclusions de la mission de suivi

Nous recommandons que la politique sur la passation des contrats soit mise au point et que la nouvelle politique permette de déterminer quand un processus concurrentiel s’impose, comment il doit se dérouler, ainsi que les documents qui sont nécessaires pour prendre des décisions relatives à la passation des contrats et à l’approvisionnement.

√ – La recommandation a été prise en compte adéquatement.

La politique d’approvisionnement de PPP Canada a été approuvée et instaurée en décembre 2012. Elle dicte le moment où le processus concurrentiel s’impose, la façon dont il se déroulera, ainsi que les documents qui sont nécessaires pour prendre des décisions relatives à la passation des contrats et à l’approvisionnement. 

Nous recommandons l’instauration d’un système centralisé de gestion des documents liés à la passation des contrats et à l’approvisionnement. 

√ – La recommandation a été prise en compte adéquatement.

L’architecture du système de gestion électronique des documents (SGED) a été mise au point et la direction de PPP Canada prévoit que le SGED sera mis en œuvre d’ici avril 2013.

Nous recommandons que tous les contrats soient signés par les deux parties avant le début des travaux.

X – Aucune mesure prise relativement à cette recommandation

Une vérification a démontré que l’autorité contractante déléguée et le fournisseur de services avaient tous deux signé le contrat et ainsi confirmé l’acceptation des modalités et des conditions de celui‑ci, après la date d’entrée en vigueur du contrat dans quatre cas sur cinq. Les quatre cas en cause s’inscrivaient dans le cadre d’une offre à commandes dont les modalités et conditions sont préétablies.

Réponse de la direction

Les quatre contrats sur lesquels portent les commentaires visent les commandes passées en vertu de l’offre à commandes de PPP Canada. Les modalités et conditions de ces commandes sont en fait déjà négociées et le seul élément à inclure dans le contrat définitif est la description de l’énoncé de travail indiquant les produits à livrer escomptés. Le degré de risque associé à cette observation est par conséquent peu élevé. Par contre, PPP Canada continuera à surveiller attentivement les contrats, notamment les contrats passés en vertu d’offres à commandes, afin de s’assurer qu’ils sont tous signés par les deux parties avant le début des travaux.

Nous recommandons que les documents essentiels soient conservés aux fins de vérification rétrospective.

√ – La recommandation a été prise en compte adéquatement.

Les documents sont actuellement conservés centralement sur un disque partagé. PPP Canada continuera d’améliorer le processus de gestion des documents en mettant en œuvre le SGED en avril 2013.

Nous recommandons que des mesures soient prises pour récupérer les chèques annulés afin de vérifier la conformité aux pouvoirs de délégation et à la séparation des responsabilités.

√ – La recommandation a été prise en compte adéquatement.

Tous les chèques ont été signés en temps opportun par deux responsables conformément à la matrice de délégation des pouvoirs de signature en matière financière et opérationnelle, et tous les chèques annulés ont été conservés aux fins de vérification rétrospective. 

Nous recommandons que la délégation des pouvoirs financiers fasse l’objet d’une révision afin de préciser les personnes autorisées à effectuer les transactions et bien distinguer les diverses responsabilités.

√ – La recommandation a été prise en compte adéquatement.

La mission de suivi a révélé que la matrice de délégation des pouvoirs de signature en matière financière et opérationnelle est revue chaque année et approuvée par les membres du comité de vérification. Le vice-président est doté du pouvoir d’effectuer les transactions et d’approuver les factures. La séparation des responsabilités est assurée par le fait que des personnes différentes signent le chèque.