Vérification interne de la passation des contrats et de l’approvisionnement

Résumé du rapport

Cette vérification avait pour objectif d’évaluer si les activités et les processus de passation des contrats et de l’approvisionnement sont gérés de manière diligente et respectent les pouvoirs délégués au sein de PPP Canada, conformément à ce qui a été approuvé par PPP Canada ou à l’échelle du gouvernement, ainsi qu’aux politiques et procédures de PPP Canada. Notre examen a révélé que, dans l’ensemble, PPP Canada a mis en œuvre une diversité de mesures officieuses afin de s’assurer que les activités de passation des contrats et d’approvisionnement sont exercées et contrôlées de manière appropriée. Plusieurs améliorations devraient être apportées pour structurer et officialiser le processus de passation des contrats et d’approvisionnement.

Recommandations

Réponses de la direction

Nous recommandons que la politique sur la passation des contrats soit mise au point et que la nouvelle politique permette de déterminer quand un processus concurrentiel s’impose, comment il doit se dérouler, ainsi que les documents qui sont nécessaires pour prendre des décisions relatives à la passation des contrats et à l’approvisionnement.

PPP Canada est d’accord avec la recommandation. Les Services généraux élaborent actuellement la politique sur la passation des contrats qui précisera quand utiliser un processus concurrentiel et comment il doit se dérouler, ainsi que les documents qui sont nécessaires aux fins de la surveillance du processus. La direction prévoit approuver une politique d’ici le 31 décembre 2010.

Nous recommandons l’instauration d’un système centralisé de gestion des documents liés à la passation des contrats et à l’approvisionnement.

Nous recommandons aussi que les documents essentiels soient conservés aux fins de vérification rétrospective.

La direction a déjà pris des mesures et tous les contrats signés sont maintenant centralisés aux Services généraux afin de permettre de mieux contrôler les contrats aux diverses étapes des négociations jusqu’à la signature des ententes finales.

De plus, la direction en est aux premières étapes de l’élaboration d’un plan de gestion de l’information et établira un cadre avant le 31 mars 2011. Le plan sera mis en œuvre au cours de l’exercice 2011‑20012.

Nous recommandons que tous les contrats soient signés par les deux parties avant le début des travaux.

Nous recommandons en outre que les documents essentiels soient conservés aux fins de vérification rétrospective.

La direction accepte l’observation et la recommandation. Un formulaire d’acheminement papier a été conçu pour assurer le suivi de tous les contrats, de la passation de ceux‑ci à la signature par toutes les parties. Les Services généraux procèdent au suivi de tous les contrats. Il s’agit d’une mesure provisoire qui sera appliquée jusqu’à ce qu’un système de gestion de l’information automatisé soit mis en place dans le cadre du plan de gestion de l’information. De plus, tous les contrats signés sont maintenant centralisés à l’unité organisationnelle des Services généraux afin de permettre de mieux contrôler les contrats aux diverses étapes des négociations jusqu’à la signature des ententes finales.

Nous recommandons que des mesures soient prises pour récupérer les chèques annulés afin de vérifier la conformité aux pouvoirs de délégation et à la séparation des responsabilités.

La direction est d’accord. La Banque de Montréal n’envoie plus les chèques annulés depuis l’exercice 2009‑2010. Il n’est possible de consulter les transactions effectuées dans le compte de banque général que pour les 125 jours précédents. Des mesures ont été prises pour obtenir un DVD de tous les chèques traités chaque mois depuis octobre 2010, ce qui permettra de garder une trace de tous les chèques signés par les personnes autorisées aux fins de vérification rétrospective et de fournir la piste de vérification nécessaire pour s’assurer que les paiements effectués sont exacts et dûment autorisés conformément au pouvoir délégué par le conseil.

Nous recommandons que la délégation des pouvoirs financiers fasse l’objet d’une révision afin de préciser les personnes autorisées à effectuer les transactions et bien distinguer les diverses responsabilités. 

La direction est d’avis que le modèle de délégation de pouvoirs déjà approuvé est adéquat compte tenu de la taille de l’organisme et juge qu’il est clair que le titulaire du poste bénéficiant d’une délégation de pouvoirs a le pouvoir nécessaire pour confirmer que les services ont été rendus et approuver le paiement des factures. De plus, les contrôles compensatoires comprennent la séparation des responsabilités en ce qui a trait à la signature des chèques et l’établissement et l’examen de rapports financiers mensuels par les vice-présidents et les Services généraux.

La direction reconnaît en outre qu’il est préférable de séparer le pouvoir d’effectuer des transactions (ou de passer des contrats) du pouvoir d’engager des dépenses et de les attester. Nous entendons, pour les besoins de l’entente de service, déléguer le pouvoir de passer des contrats à la Corporation commerciale canadienne (CCC) au moment voulu et modifier les pouvoirs délégués dans le cadre de l’examen annuel en décembre 2010. Le vice-président responsable conservera le pouvoir d’engager des dépenses.