Vérification des processus de présélection et de classement des projets utilisés par le Fonds PPP Canada

Résumé du rapport

La vérification avait pour objectif de confirmer au premier dirigeant, à l’équipe de direction de PPP Canada et à son conseil d’administration que le cadre de gouvernance, les systèmes et les processus, ainsi que les mesures de contrôle internes, associés au processus de présélection du Fonds PPP Canada étaient bien conçus et mis en œuvre méthodiquement et efficacement.

Pendant qu’elle travaillait sur place, l’équipe de vérification a observé des exemples de contrôles bien conçus et mis en œuvre efficacement. Ceux‑ci ont donné lieu à plusieurs exemples de saines pratiques de gestion, dont voici la liste :

  • les pouvoirs, les responsabilités et la reddition de comptes relatifs aux processus de présélection et de classement des projets utilisés par le Fonds PPP Canada, de même que les documents y afférents, comme le Guide des évaluateurs et le mandat du comité des autres ordres de gouvernement, sont clairs et bien communiqués, et correspondent aux modalités et conditions du Fonds PPP Canada;
  • PPP Canada procède à une analyse qualitative détaillée du caractère exhaustif des demandes du Fonds PPP Canada avant leur évaluation et leur notation et effectue une évaluation poussée de la notation quantitative;
  • les groupes d’évaluation et de notation chargés d’examiner et d’évaluer les demandes présentées au Fonds PPP Canada sont composés de membres compétents et chevronnés provenant des unités organisationnelles du Développement de projets et des Investissements;
  • une formation propre à assurer l’uniformité et l’objectivité du processus d’évaluation des projets a été donnée à tous les employés choisis pour évaluer les demandes (la séance de formation servait notamment à passer en revue le Guide des évaluateurs et les participants ont fait remarquer qu’ils étaient invités à poser des questions);
  • le système d’information sur les projets sert à assurer la qualité et l’uniformité du processus de présélection et de classement des projets et à le simplifier comparativement à ce qu’il était précédemment.
Dans l’ensemble, la vérification a permis de constater qu’en ce qui a trait au processus de présélection et de classement des projets, le Fonds PPP Canada dispose d’un cadre de gouvernance, de systèmes et de processus ainsi que de mesures de contrôle adéquats. Par contre, le processus pour la cinquième ronde de présélection des projets pourrait être amélioré à certains égards.

Recommandations

Réponses de la direction

Nous recommandons que la direction établisse une pratique visant à officiellement confirmer la participation des membres et leur accord à l’égard de l’évaluation finale de l’équipe aux fins de vérification rétrospective. 

PPP Canada accepte la recommandation voulant que des pratiques officielles d’attestation de la participation aux groupes de notation et de confirmation de l’accord des membres aux évaluations finales doivent être élaborées.

Les groupes d’évaluation et de notation chargés d’examiner et d’évaluer les demandes présentées au Fonds PPP Canada sont composés d’employés compétents et chevronnés provenant des unités organisationnelles du Développement de projets et des Investissements. Les membres du groupe possèdent plusieurs années d’expérience en évaluation et en soutien de projets en PPP.

PPP Canada dressera une liste de participation officielle pour les groupes d’évaluation et de notation chargés de la présélection et du classement des projets. Une fois que les membres du groupe se seront entendus sur les notes, ils devront signer un bordereau d’acheminement qui fait foi de leur accord quant aux notes finales. Les documents liés au consensus final seront sauvegardés dans P3C Docs, dans le répertoire pertinent aux fins de vérification rétrospective.

Nous recommandons que la direction élabore une pratique permettant de confirmer l’approbation des décisions de comités d’autres ordres de gouvernement, qui inclura une justification des principales décisions prises au sujet des projets « rejetés » et des éléments stratégiques liés aux projets. 

PPP Canada accepte cette recommandation issue de la vérification. PPP Canada a déployé beaucoup d’efforts pour concevoir des processus officiels et systématiques et des mesures de contrôle internes visant à gérer et à appuyer les accords internes en matière de gouvernance.

Désormais, l’équipe d’évaluation et de notation justifiera par écrit ses décisions relatives aux rejets des demandes de projet. En outre, le comité des autres ordres de gouvernement continuera à justifier ses décisions relatives aux projets stratégiques et à la sélection faite. Les motifs de rejet ou de justification des projets retenus seront présentés au comité afin qu’il les étudie et les approuve. Les documents justificatifs seront sauvegardés dans P3C Docs, dans le répertoire pertinent, aux fins de vérification rétrospective. 

Nous recommandons que la direction intègre une étape de vérification de la date de présentation de la demande à la phase d’évaluation qualitative avant que le bien-fondé de celle‑ci soit évalué et que toutes les demandes reçues après la date limite de présentation soient systématiquement exclues du processus de présélection. 

PPP Canada accepte cette recommandation issue de la vérification.

PPP Canada procède à un examen qualitatif détaillé sur le caractère exhaustif de toutes les demandes présentées au Fonds PPP Canada avant de les évaluer et les noter. Désormais, toutes les demandes, notamment celles des personnes-ressources désignées, des interlocuteurs et des représentants d’autres ordres de gouvernement, devront être acheminées à l’adresse de courriel attitrée (PPPadministration@p3canada.ca) avant la date et l’heure précisées dans le guide sur la présentation des demandes. Les demandes présentées après la date limite prescrite seront automatiquement exclues du processus de présélection.

L’unité organisationnelle du Développement de projets instaurera une marche à suivre officielle de vérification afin d’assurer le respect des critères obligatoires du processus de présélection. 

Nous recommandons que la direction établisse la séparation des responsabilités associées au système d’information sur les projets (SIP) et qu’elle mette en place un processus officiel de gestion du changement afin de gérer tous les changements, les mises à jour et les modifications concernant ce système. 

PPP Canada accepte cette recommandation issue de la vérification. Au cours de la période de planification 2012‑2013, PPP Canada a mis en œuvre un système de gestion électronique des documents (SGED). Le système vise à accroître la capacité de PPP Canada de gérer les documents et les dossiers et à renforcer la sécurité des renseignements. Grâce à ce système, PPP Canada est en mesure de gérer les droits d’accès et d’établir une piste de vérification claire pour toute modification et suppression de versions des documents et des profils qui leur sont associés. Désormais, PPP Canada gérera le SIP du Fonds PPP Canada dans le SGED. L’unité organisationnelle du Développement de projets accordera à certaines ressources choisies le pouvoir de modifier les droits d’accès au SIP. Tout changement apporté au SIP sera géré par ces ressources et consigné dans le SGED aux fins de vérification rétrospective. 

Nous recommandons que la direction procède à un examen de l’approche et de la méthodologie retenues en ce qui a trait à la notation pour les rondes d’évaluation futures afin de s’assurer que des paramètres précis d’évaluation sont utilisés et sont conformes aux critères établis et à la grille de notation. 

PPP Canada accepte cette recommandation issue de la vérification. PPP Canada surveille et examine continuellement les processus, les procédures et les méthodologies employés pour chaque ronde d’évaluation du Fonds PPP Canada. Les leçons tirées et l’expérience acquise des rondes précédentes permettent de peaufiner les processus et les procédures qui serviront pour les rondes futures.

Des travaux sont en cours pour mettre à jour et améliorer le guide d’évaluation et des évaluateurs afin qu’il corresponde aux critères et à la grille de notation. PPP Canada continuera à donner à son personnel une formation sur l’évaluation des demandes.

Les documents justificatifs, les notes finales attribuées aux projets et le classement de ceux‑ci seront actualisés dans les dossiers du SGED qui leur sont attitrés aux fins de vérification rétrospective.