Suivi – Vérification interne du recrutement et de l’embauche

Résumé du rapport

En août 2011, PPP Canada a retenu les services d’un vérificateur indépendant pour évaluer si la gouvernance, les politiques, les structures, les systèmes et les processus étaient bien conçus et si les contrôles internes liés au recrutement étaient mis en place et appliqués de manière efficace. La vérification a permis de constater que PPP Canada pouvait faire mieux à certains égards et des recommandations ont été formulées en conséquence. Une mission de suivi de la mise en œuvre des recommandations a été par la suite effectuée en 2013. Cette mission a révélé que PPP Canada a mis en œuvre toutes les recommandations formulées dans le rapport de 2011.

Recommandations de la
vérification initiale

Observations et conclusions de la mission de suivi

Nous recommandons que la direction officialise les exigences concernant les documents à verser dans les dossiers de dotation.

Nous recommandons en outre que la direction vérifie les dossiers afin de s’assurer que tous les documents justificatifs y sont versés aux fins de vérification rétrospective.

√ – La recommandation a été prise en compte adéquatement.

Dans les cinq échantillons retenus, la vérification a permis de constater ce qui suit :

  • tous les dossiers de recrutement étaient en règle et tous les documents requis y étaient versés;
  • chaque dossier de recrutement comportait une table des matières qui en facilitait la consultation;
  • tous les dossiers comportaient une liste de contrôle;
chaque liste de contrôle avait été préalablement avalisée par le vice-président et l’agent des ressources humaines (RH) délégué.

Nous avons constaté que les plans des unités organisationnelles pour l’exercice 2011‑2012 comportaient une composante de planification des RH. Les plans de certaines unités précisaient des postes à combler, alors que d’autres parlaient d’un effectif complet. Nous recommandons que PPP Canada définisse plus précisément les exigences relatives à la dotation auxquelles doivent répondre tous les plans des unités organisationnelles ainsi que le plan d’entreprise de la Société.

√ – La recommandation a été prise en compte adéquatement.

La vérification a permis de constater que la planification des RH a été intégrée au processus de planification et incluse dans le plan d’entreprise 2012‑2013 à 2016‑2017. En outre, les RH étaient inscrites à l’ordre du jour des séances de réflexion de la direction.

Le rapport annuel pour l’exercice 2012‑2013 comprenait un plan de relève ainsi que des activités associées à la gestion et à l’atténuation des risques. 

√ – La recommandation a été prise en compte adéquatement.

L’analyse des plans intégrés des unités des Services généraux, des Investissements et du Développement de projets pour l’exercice 2013‑2014 a révélé que ceux‑ci ont consigné les besoins relatifs aux RH et attribué des budgets pour ces priorités et engagements. En outre, le rendement en matière de RH a fait l’objet d’un contrôle et les résultats ont été publiés dans le rapport annuel.

Nous recommandons que la direction produise des rapports périodiques sur les principales données statistiques en matière de RH, telles que les niveaux de dotation, les postes non pourvus, les départs à la retraite et les taux de roulement du personnel existants au moment du rapport, afin d’aider à la planification et au processus de prise de décisions.

√ – La recommandation a été prise en compte adéquatement.

On a constaté que la direction a élaboré des rapports sur les RH, tels que l’aperçu statistique sur la mobilité à PPP Canada pour les exercices 2009 à 2013 qui fournit des données sur le roulement de personnel (les départs).

Il a en outre été constaté que la direction a conçu des rapports comme le Sommaire des résultats de l’examen du rendement de fin d’exercice pour 2010‑2013 qui assure un suivi du rendement et le Sondage éclair qui fournit les résultats de l’enquête sur la satisfaction des employés de décembre 2013. Les résultats ont servi à la planification de l’exercice 2013‑2014 afin de justifier les besoins de dotation futurs, la planification effectuée par les groupes administratifs et d’affaires, l’affectation des ressources et les mesures de rendement des RH à l’échelle de l’entreprise et des unités organisationnelles.