Vérification interne du recrutement et de l’embauche

Résumé du rapport

La vérification a pour objectif de garantir au premier dirigeant et au conseil d’administration que le cadre de gouvernance, les politiques, les structures, les systèmes et les processus de recrutement, d’embauche et de promotion ont été adéquatement conçus et que les mesures de contrôle internes ont été efficacement mises en application. Elle a en outre pour objectifs de déceler les lacunes et de formuler des recommandations pratiques visant à améliorer la gestion des ressources humaines au sein de PPP Canada.

PPP Canada a instauré des structures organisationnelles et mis sur pied des organes de surveillance afin d’encadrer la gestion du recrutement, de l’embauche et des promotions. Les fonctions et responsabilités sont clairement définies et les activités de recrutement, d’embauche et de promotion sont dûment supervisées par le conseil. La vérification a par ailleurs permis de constater que PPP Canada a mis en œuvre une diversité de mesures servant à garantir que les activités de recrutement et d’embauche sont bien mises en œuvre et surveillées. Certaines améliorations ont été recommandées afin de mieux structurer le processus de recrutement et d’embauche.

Recommandations

Réponses de la direction

Nous recommandons que la direction vérifie les dossiers en vue de s’assurer qu’ils sont complets et que les documents justificatifs y sont bien versés aux fins de vérification rétrospective.

PPP Canada est d’accord avec les recommandations issues de la vérification voulant que les mesures entourant la tenue de dossiers complets en matière de ressources humaines (RH) soient peaufinées. L’unité organisationnelle de la Stratégie et du développement organisationnel établira une liste de contrôle officielle qui sera versée dans tous les dossiers de RH. La liste en question précisera les documents fondamentaux à verser aux dossiers et inclura des notes sur l’état des dossiers incomplets. En outre, chaque dossier sera revu et signé par le vice-président, Stratégie et développement organisationnel, qui en assurera le caractère exhaustif. 

Nous recommandons que PPP Canada définisse plus précisément les besoins en dotation dans les plans individuels de toutes les unités organisationnelles ainsi que dans le plan d’entreprise. 
  

PPP Canada est d’accord avec la recommandation issue de la vérification, selon laquelle la planification et la communication stratégiques et fonctionnelles de l’information doivent intégrer davantage les besoins en RH.

Sur le plan stratégique, PPP Canada a réalisé d’importants progrès au chapitre de l’intégration des besoins en RH dans les processus de planification et de communication de l’information de l’entreprise par le biais du plan d’entreprise et du rapport annuel. PPP Canada continuera d’énoncer les besoins en matière de RH dans le cadre de sa planification stratégique et de la reddition de comptes et continuera d’inscrire la gestion des RH à l’ordre du jour de toutes les séances de réflexion futures de la direction.

Sur le plan fonctionnel, PPP Canada continue d’améliorer son processus de planification d’entreprise en élaborant des plans intégrés en RH pour les unités organisationnelles. L’objectif des plans des unités organisationnelles consiste à clairement énoncer les priorités et engagements que chaque unité établira pour parvenir à réaliser les objectifs stratégiques de PPP Canada. Un élément essentiel des plans des unités est la détermination et l’affectation des ressources humaines et financières en fonction des priorités et des engagements. PPP Canada continuera d’améliorer le processus et de surveiller le rendement relatif à la mise en œuvre des plans intégrés des unités en matière de RH et d’apporter des modifications et des améliorations, au besoin.

Nous recommandons que la direction élabore des rapports périodiques sur les principales données statistiques en matière de ressources humaines, telles que les niveaux de dotation à jour, les postes non pourvus, les départs et les taux de roulement du personnel, afin d’aider à la planification et à la prise de décisions. 

PPP Canada est d’accord avec la recommandation issue de la vérification. Selon cette recommandation, la direction devrait élaborer des mesures de rendement des RH, vérifier le rendement global des RH et établir des rapports sur celui‑ci. Le vice-président, Stratégie et développement organisationnel, recueille des données pour tous les postes pourvus et les transmet à la direction et fait de même pour les départs.

Le vice-président, Stratégie et développement organisationnel, continuera à travailler de concert avec tous les vice-présidents afin d’améliorer les mesures de suivi du rendement des ressources humaines de PPP Canada en vue de compiler les données et les statistiques essentielles sur les RH.

Le vice-président, Stratégie et développement organisationnel, effectuera une analyse de la situation interne avant le début du processus de planification annuelle afin de pouvoir fournir les données nécessaires à la planification organisationnelle et sectorielle future en matière de dotation et à l’affectation des ressources et de pouvoir appuyer la mesure du rendement en matière de RH à l’échelle de l’entreprise et des unités organisationnelles.